Zakres projektu

Grałeś kiedyś w głuchy telefon? Na pewno tak, nawet jeśli nie chciałeś.
Wielu z nas spotkało się z sytuacją, w której „na gębę” przekazywano zakres zadania czy projektu. W ferworze pracy omawiamy, co trzeba zrobić, jesteśmy przekonani, że wszyscy rozumieją to tak samo i ruszamy do działania. Po dwóch tygodniach spotykamy się na demo, a tam... zdziwienie. Okazuje się, że ktoś zrozumiał to inaczej.

Co chcesz zrobić?

Prawie każdy projekt zaczyna się od potrzeby, która przekształca się w pomysł na rozwiązanie.
To kluczowy moment – pojawiają się pierwsze wymagania, nowe pomysły i wiele niewiadomych. Właśnie wtedy kształtuje się zakres projektu, który będzie miał wpływ na jego dalszy przebieg.

Zanim rozpoczną się jakiekolwiek prace i spotkania, uporządkuj to, co masz w głowie jako pomysłodawca. Co warto zrobić:

• Spisz wszystkie wymagania – na początek na ogólnym poziomie.
• Pogrupuj i podziel je na jak najmniejsze, niezależne części – mniejsze etapy łatwiej się implementuje, testuje i wdraża.
• Oznacz wymagania według priorytetów:
  • absolutnie konieczne,
  • powinny być zrobione,
  • mogą być zrobione.
• Przeanalizuj przypadki użycia – spisz je, przydadzą się później do testów.
• Zidentyfikuj ryzyka i zagrożenia – pomyśl o planie B.
• Spójrz krytycznie na cały zakres – czy na pewno wszystko jest konieczne?

Za ten obszar przeważnie odpowiada Product Owner lub Business Owner, ale niezależnie od swojej roli, możesz pomóc uporządkować te informacje.

Jak chcesz to zrobić?

To moment, w którym zaczynasz rozmawiać o swoim pomyśle, walidować pierwsze założenia i sprawdzać wykonalność projektu. Z mojego doświadczenia wynika, że warto:

• Omówić zakres projektu z multidyscyplinarnym i doświadczonym zespołem.
• Zweryfikować realność wykonania funkcjonalności.
• Pogłębiać wymagania – od ogółu do szczegółu.
• Przeanalizować scenariusze brzegowe i ścieżki krytyczne – spisać te, które wymagają dodatkowej analizy lub decyzji.
• Bazować na wiedzy zespołu – im bardziej doświadczony, tym więcej problemów uda się wyeliminować na wczesnym etapie.
• Spisać wymagania w taki sposób, aby na kolejnym etapie można było z nich tworzyć konkretne zadania dla zespołu.

Na koniec tego etapu mamy już ogólne wymagania biznesowe – spisane i gotowe do dalszej pracy.

Czy wszyscy wiedzą, co będziemy robić?

Jesteśmy gotowi na kolejny krok – angażujemy zespół, który będzie realizował projekt. To krytyczny moment. Od precyzji komunikacji zależy powodzenie dalszych działań. Zadbaj o:

• Szczegółowy opis wymagań – każde powinno być możliwie jak najlepiej udokumentowane, zawierać przypadki użycia oraz materiały pomocnicze, np. makiety czy diagramy.
• Omówienie każdej funkcjonalności – wspólna dyskusja pomoże lepiej zrozumieć sens realizacji.
• Przestrzeń na pytania – może jest coś, o czym nie pomyśleliśmy? To może uchronić projekt przed błędami na kolejnych etapach.
• Identyfikację ryzyk – zapytaj zespół, co może stanowić zagrożenie, i zastanów się, jak temu zapobiec.
• Komunikację dotyczącą zakresu projektu – jasno określ, co zostanie zrealizowane, ale także czego nie robimy w ramach tej inicjatywy.

Czy możemy startować?

Mamy spisane wymagania – są szczegółowe i zrozumiałe dla zespołu. Najgorsze za nami. Teraz czas na zaplanowanie pracy i rozpoczęcie (przeważnie) najdłuższego etapu projektu. Co nas czeka:

• Zaplanuj etapy developmentu – określ kolejność działań oraz sposób podejmowania decyzji o kolejnych krokach.
• Ustal harmonogram wdrożeń – kiedy funkcjonalności będą udostępniane użytkownikom.
• Ułóż ramowy plan iteracji lub całego projektu – dostosuj go do cyklu życia firmy i otoczenia biznesowego.
• Spisz i zaplanuj zadania razem z zespołem.
• Przeprowadź kick-off projektu – zaprezentuj wypracowany zakres i plan działania.

Podsumowanie

Gra w głuchy telefon może być świetną zabawą, ale w pracy prowadzi do nieporozumień, które mogą mieć katastrofalne skutki. Z drugiej strony, dyskusje i rozmowy to doskonały sposób na walidację pomysłów i stworzenie przemyślanego, skutecznego zakresu projektu. Jednak kluczowe jest spisanie i uporządkowanie tego, co mamy w głowie, ponieważ najtrudniej jest przekazać swoje myśli tak, aby nie skończyło się to jak w grze w głuchy telefon.

Powyższe wskazówki to zbiór moich doświadczeń, wiedzy i dobrych praktyk, które stosuje w swojej pracy. Niestety, widziałem wiele projektów, które nie przeszły tej drogi i kończyło się to dużymi turbulencjami na późniejszych etapach. Ostatecznie warto dostosować tę listę do swoich potrzeb, metodyk, narzędzi i kultury organizacyjnej tak aby przynosiła najlepsze efekty.

Opublikowane 11.02.2025