Kiedy zespół potrzebuje zasad, a kiedy swobody?

Silnik samochodu to precyzyjny mechanizm, gdzie każdy element musi działać zgodnie z ustalonym rytmem i w określonej kolejności. Bez narzuconych reguł i ścisłej synchronizacji nic by z tego nie wyszło, a tłoki, zaworów i wały po prostu by się rozpadł. Z kolei rower działa zupełnie inaczej: wystarczy, że pedały wprawiają w ruch łańcuch, a ten porusza tylne koło. Mechanizm jest prostszy, mniej zależny od skomplikowanych zasad, bardziej zwinny i gotowy do działania nawet w niesprzyjających warunkach.

W świecie zespołów IT wygląda to podobnie. Czasem potrzebujemy precyzyjnie naoliwionej maszyny z jasno opisanymi rolami i procedurami. Innym razem, wystarczy lekka, prosta konstrukcja, w której każdy wie, co robi, i działa intuicyjnie. Kiedy zatem warto tworzyć zasady i polityki, a kiedy lepiej postawić na swobodę i zaufanie?

W tym artykule przyjrzymy się dwóm podejściom – uporządkowanemu światu procedur oraz wolności i zwinności.

Świat procedur to porządek, bezpieczeństwo i spójność

Procedury mogą być jak pasy bezpieczeństwa: chronią w razie wypadku, ale nie powinny krępować ruchów podczas użytkowania. Zasady pomagają budować spójność w działaniu, szczególnie tam, gdzie zespoły są większe, a wdrożenie nowej osoby jest dużym obciążeniem.

Zalety:

• Standaryzacja – wspiera jakość i wskazuje kierunek działania.
• Redukcja nieporozumień – mniej miejsca na własne interpretacje.
• Ułatwienie komunikacji – wszyscy pracują na tych samych założeniach i komunikują się jednym językiem.
• Pomoc w skalowaniu – im większy zespół, tym łatwiej polegać na zapisanych zasadach.
• Szybszy onboarding – nowi członkowie zespołu sprawniej odnajdują się w procesach.
• Mniejsze ryzyko ludzkich błędów – szczególnie w powtarzalnych lub krytycznych działaniach.

Ryzyka:

• Ograniczona samodzielność i inicjatywa – przez dużą liczbę procedur zespół może działać tylko w określonych ramach i przestaje szukać rozwiązań out of the box.
• Spowolnienie tempa pracy – konieczność trzymania się sztywnych zasad może hamować naturalny rytm działania zespołu i ograniczać płynność codziennych decyzji.
• Nie aktualne procedury – zdarza się, że powstają procedury „na zapas”, zanim pojawi się realna potrzeba lub takie, które już nie spełniają swojego zadania.
• Brak elastyczności – trudność w adaptacji do niestandardowych sytuacji.

Wolność i zwinność sprzyja kreatywności oraz odpowiedzialności

Zespoły bez sztywnych zasad działają często bardziej elastycznie. To podejście może sprzyjać kreatywności, szybkości działania i większemu zaangażowaniu. Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy zespół jest mały, doświadczony, do tego dobrze zna się na swojej pracy i potrafi komunikować się efektywnie.

Zalety:

• Duża elastyczność – możliwość szybkiej pracy bez zbędnych ograniczeń.
• Wspieranie odpowiedzialności i decyzyjności – członkowie zespołu podejmują świadome decyzje i biorą za nie odpowiedzialność.
• Lepsze wykorzystanie indywidualnych możliwości – każdy wnosi do zespołu to, co potrafi najlepiej.
• Szybsze dostosowanie się do zmieniających się warunków – mniej blokad przy reagowaniu na zmiany.
• Krótsza droga od pomysłu do działania – mniej formalnych kroków, co sprzyja eksperymentom i testowaniu rozwiązań.
• Budowanie zaufania w zespole – swoboda działania opiera się na wzajemnym zrozumieniu, kompetencjach i komunikacji.

Ryzyka:

• Wiedza plemienna – brak dokumentacji sprawia, że kluczowe informacje istnieją tylko w głowach członków zespołu.
• Ryzyko niespójności – każdy może interpretować panujące zasady inaczej, co prowadzi do rozbieżności.
• Brak skalowalności – podejście trudne do utrzymania w większych zespołach.
• Ryzyko chaosu – szczególnie przy braku komunikacji lub wspólnego zrozumienia kierunku.

Podsumowanie

W swojej pracy miałem okazję obserwować oba podejścia - zarówno w małych zespołach, jak i dużych departamentach. W kilkuosobowych grupach wiele rzeczy można było załatwić rozmową, szybkim spotkaniem czy wiadomością na komunikatorze. Tam procedury były zbędne, bo zaufanie, kompetencje i bezpośrednia komunikacja wystarczały.

Z kolei w strukturach przekraczających 100 osób, które budowałem, zasady były konieczne. Bez nich łatwo o rozjazd w jakości kodu, podejściu do architektury, procesach. Różnice w interpretacji i stylu pracy potrafiły kumulować się w sposób trudny do opanowania i nastręczały wiele problemów.

Nie wyobrażam sobie, by startup działał w oparciu o rozbudowane procedury, ponieważ nie byłby w stanie wystarczająco szybko reagować na zmieniające się warunki i potrzeby. Z kolei duża korporacja nie utrzymałaby spójności bez zestawu zasad porządkujących współpracę. Każda firma działa w innym kontekście i potrzebuje innych rozwiązań, nie ma tu jednej recepty dla wszystkich.

Nie jestem zwolennikiem ani braku procedur, ani tworzenia ich na wszystko. Wierzę w świadome podejście: obserwację, zrozumienie potrzeb zespołu i organizacji, oraz decyzje dostosowane do kontekstu. Procedura to narzędzie, więc warto z niego korzystać wtedy, gdy naprawdę pomaga.

Jeśli masz problem z uporządkowaniem pracy w Twojej organizacji - daj znać, pomogę!

Opublikowane 07.04.2025